Как организовать идеальное мероприятие?
Организовать мероприятие? Это интерестно.
За нашей спиной уже много организованных мероприятий и мы просто обязаны поделиться с вами некоторыми нюансами, ведь всегда можно что-то упустить и не предвидеть. Это простые и понятные вещи, но каждый раз, организуя новое мероприятие нужно помнить о них.
Теперь организовать мероприятие будет легче.
Вот 10 простых советов.
1) Подбираем площадку.
Узнайте все требования клиента и взаимно определитесь с концепцией мероприятия. Только после этого взаимопонимания можно приступать к поиску нужной площадки. Наоборот — не катит.
Критерии подбора площадки:
— время года (закрытое или открытое помещение);
— количество гостей;
— формат мероприятия;
— допустимая мощность потребляемого электричества;
— место для танцев гостей (по необходимости);
— расположение сцены (самое видное место);
— учитываем особенности декора (по желанию клиента);
— зона отдыха, «перекура», лаундж пространство;
— возможность размещения детей (их надо всегда чем-то занимать);
— учитываем безопасность (расположение столов, этажность помещения, лестницы, обращаем внимание на покрытие пола).
Учитывая все эти критерии вы можете спокойно организовать и выстраивать сценарий праздничного мероприятия.
2) Внимание к деталям в смете.
Ваша цель, прежде всего, провести крутое мероприятие на высоком уровне. Помните об этом. Это касается сценария и сметы.
Часто бывает, что заказчик начинает урезать позиции, в силу экономии бюджета. В этом случае надо отстаивать свою точку зрения и объяснить заказчику необходимость выполнения этих деталей.
Также будет проще продавать вашу идею, если предложения будут “пакетными”, включающими те или иные опции под одним названием. Больше опций— выше цена, но каждая позиция отдельно не расписывается.
Научитесь аргументировать, зачем нужна каждая опция. У начинающего event менеджера, как правило, нет своего света, звука и прочей аппаратуры, необходимой для технического оснащения праздника. Но его задача — чтобы все были счастливы на празднике. Чтобы вам было комфортно: достаточно освещения, а не оно слепит глаза. Нужен не громкий, но хороший звук, чтобы гости не пытались во весь голос кричать, чтобы услышать друг друга. Совершенно не нужно много дыма, от которого все задыхаются, особенно, когда дымовые машины стоят под столами гостей и тому подобное.
Подрядчики, в свою очередь, всегда будут пытаться “впарить” побольше. Но ваша задача — сделать и организовать круто и без переплат. Очень важно, чтобы вы работали с проверенными подрядчиками, которые не будут пытаться вас все время обмануть, а честно посчитают и скажут, сколько чего нужно.
3) Выбор времени (дня) мероприятия.
Вот, например, пятница или суббота. Или даже, 8 марта (пятница) или 25 декабря (суббота). Класс! Отличные даты! Но, поймите, эти дни всегда обойдутся заказчику дороже. Гораздо дороже, чем вечер воскресенья или любой будний день. Все услуги артистов, ведущих и аренда помещения повышают цену на «выгодный» день. Просто помните это и предложите заказчику альтернативу. Если же он готов тратить деньги на Праздник — вперёд! Выбираем пятницу или субботу, либо календарный выходной праздничный день. Всем будет приятно. И вы заработаете, и заказчик останется доволен и счастлив.
Если Вы собираетесь организовать бизнес-встречу, тогда подойдет, как будний день, так и любой выходной. Это деловая встреча, на которой, как правило, гости не пьют или пьют мало.
Если вы готовите презентацию или открытие продаж — очень тщательно подберите день. На такие мероприятия люди идут, если у них есть свободное время, но вряд ли они будут ради этого менять важные для них планы.
Также, если событие 2-х дневное, к примеру, лучше выбирайте пару суббота-воскресенье или пятница-суббота, в зависимости от особенностей события. Но не рискуйте, выбирая воскресенье-понедельник. Для большинства людей это станет преградой и они не смогут посетить мероприятие, каким бы классным оно ни было.
4) Техническое задание (ТЗ).
Техническое задание — это документ, который содержит пожелания и требования заказчика. Точно также, как бытовой райдер у артистов. И это отлично. Во-первых, на бумаге чётко и понятно изложены мысли. И во-вторых, если вы их согласовали и подписали, всегда можно оспорить претензии заказчика.
Всегда полезно иметь шаблоны своих мероприятий под рукой и, при необходимости, показать их заказчику. В то же время, к каждому, пусть даже «шаблонному» мероприятию надо подходить индивидуально.
Узнайте у клиента все детали. Будь то аллергия на цветы или еду, клоуны, раздражают какие-то цвета, кого-то бесят конкурсы и так далее. Наша рекомендация — начинать каждое ТЗ не со слов “Что Вы хотите?”, а с вопроса “Чего не должно быть 100% на Вашем мероприятии?” Это всегда победный ход. Узнайте, что точно бесит Ваших клиентов на мероприятиях, и тогда вы с большой вероятностью создадите WOW событие для клиента.
5) Особенности работы с сувенирной продукцией.
Лучше сразу обговорить этот момент с заказчиком. Некоторые хотят брендированные вещи, например, блокноты, чашки или даже гаджеты. Но, мы не рекомендуем брать на себя ответственность за сувенирную продукцию клиента, если есть такая возможность. Если есть возможность, доверьте изготовление мерча своим подрядчикам и предложите клиенту, что приедете и заберете продукцию там, где скажут, и сразу отвезете на событие. Не отвечайте за разработку, не занимайтесь production. В этом вопросе очень сильная персонализация, и есть огромный шанс попасть на деньги или на недовольство клиента, подпортив себе репутацию.
Лучше пусть за этот вопрос отвечает сама компания, если такая возможность есть. Если это безвыходная ситуация или если вы можете на этом хорошо заработать — тогда можно рискнуть. Но не забывайте: чтобы сделать все максимально бюджетно, нужно заказывать товар и услугу брендирования заранее. Иначе можно изрядно переплатить за срочность, а лишние расходы ни одному организатору не нужны.
6) Разработка меню и подача блюд.
Есть несколько типов меню. Они могут как вызвать восторг от организации, так и испортить вашу репутацию.
Подача. Официанты.
Например, если у вас 400-500 человек гостей, а вы решили заказать сет-меню — нужно убедиться, что у вас достаточное число официантов и все блюда будут быстро подаваться. Нельзя, чтобы горячее блюдо подавалось гостям уже холодным… А так и будет, если гостей много, а официанта всего 3-4. Первым гостям все понравится, а вот последние будут есть холодную еду.
Не забывайте о температуре горячих блюд и времени подачи. Еда должна выноситься быстро. Рекомендуем не брать в сет-меню горячие блюда, которые быстро остывают: стейки, толченый картофель и т.п. Из десертов— лучше не брать мороженое, если у вас мало официантов. Все блюда готовятся заранее, и пока официанты их разнесут — они или потеряют внешний вид, или изменится температура подачи.
Обязательно проводите с официантами и обслуживающим персоналом предварительные собрания. Четко укажите: «где сидят аллергики!» Есть блюда, которые подаются общими: вот здесь очень важно не сделать ошибку и не испортить праздник. Если же у вас формат самостоятельного выбора еды (буфет/фуршет) — аллергики сами берут на себя ответственность. Но лучше перестрахуйтесь и укажите блюда и компоненты, которые могут вызвать аллергию.
Формат мероприятия.
Определите формат. Как будет проходить мероприятие? Вы хотите, чтобы гости сидели или стояли возле столиков? Чтобы сами набирали себе еду или чтобы их обслуживали официанты? Все это важно учесть заранее. Если большое количество гостей — не обязательно делать фуршет. Вы можете объявить людям нетворкинг, когда гости будут общаться в комфортной обстановке, а официанты будут разносить фингер-меню и напитки.
Главное в выборе меню и формата подачи — какой тип мероприятия вы организуете. Это самое главное! Еда не должна мешать, если выступают спикеры. Иногда лучше не говорить, что есть какое-то фингер-меню или кофе-брейки, чтобы люди не крутились с мыслью “быстрее бы поесть”.
Оформление праздника. Фишки.
Меню должно подчеркнуть тематику мероприятия. Для оформления старайтесь выбирать предметы, которые включают цвета бренда (скатерти, салфетки, другие элементы декора). Или вообще супер, если вы используете белый цвет, но задействуете в своей организации 3D-проекцию. Если это еда, то проектор может показывать 3D блюдо на столе и отсчет времени, через которое это блюдо принесут. И когда таймер заканчивается — официанты одновременно выносят такое блюдо на столы и расставляют его на место, где перед этим была проекция. И так перед каждой раздачей блюд. Или вы можете сделать чисто белый торт в несколько этажей, и вместо того, чтобы его раскрашивать и украшать — сделать на нем 3D-проекцию, которую утвердит ваш заказчик.
7) Алкоголь.
В течение многих лет компании могли ограничивать количество алкоголя на корпоративах. Это происходило по разным причинам: стратегический контроль над бюджетом или боязнь, что гости начнут неприемлемо себя вести.
Но большинство сотрудников не хотят посещать мероприятия, на которых не будет алкогольных напитков. Чтобы сократить расходы и снизить уровень опьянения, стоит сузить выбор выпивки или даже создать коктейли, которые понравятся вашим гостям.
Можно также ограничить выбор напитков: например, не заказывать крепкий алкоголь, а предлагать гостям только вино, просекко или шампанское. Также можно рано закрыть бар или предлагать напитки исключительно во время еды. Чтобы гости не могли сильно превысить свою норму — вместо бара можно задействовать официантов с разносами напитков. Если не хотите ограничивать гостей в выборе алкоголя, сделайте бесплатный и доступный для всех фуршет, но алкогольные напитки — платными в баре. Так у вас очень много шансов, что никто не напьется и не будет казусов.
8) Трансфер и проживание гостей.
Проведение местной организации обычно устраняет любые проблемы с транспортом. Но вам наверняка нужно будет найти жилье для докладчиков и специальных гостей. Некоторые отели предоставляют скидки на конференц-залы, если вы бронируете определенное количество номеров, и дают вам еще какие-то приятные бонусы и подарки.
Единственный способ извлечь выгоду из этого — заранее знать потребности в жилье. Вернитесь к своим данным об участниках и все проанализируйте. Определите, сколько гостей находится за пределами той локации, где будет проходить мероприятие, и уточните, нужен ли им трансфер и жилье. Если у вас есть докладчики, эксперты, VIPгости — очень желательно поселить их в гостинице, где проходит мероприятие, и не рассчитывать на трансфер, чтобы не было казусов.
Обратите внимание на ваши пригласительные. Это обязательно нужно организовать. Используйте мессенджеры, чтобы их разослать. Причём разослать не только гостям, но и подрядчикам (музыкантам, ведущим, фокусникам, прокатчикам, кейтеринг компании и так далее).
Напишите красивое сообщение — тип и название мероприятия, дата и время проведения. Кроме того, продумайте дресс-код и другие особенности. Такие как, геолокация, карта, фото, видео, как добраться до места проведения. Снимите видео, если вашу локацию не так легко найти, ускорьте его немного и наложите легкую веселую музыку. Ваши гости очень легко поймут, как им добраться вплоть до зала, где все проходит. Чем лучше вы составите такое пригласительное сообщение — тем меньше гостей будут дергать организаторов с сотнями вопросов.
Когда подбираете помещение для мероприятия — не верьте фото, все проверяйте лично! Популярные локации обычно затертые, плохо пахнут и могут иметь еще ряд недостатков. Осмотрите, можно ли организовать гостям крутой праздник в этом помещении и как это сделать. Что вам нужно для этого. Обязательно проверьте, насколько далеко находится кухня от зала проведения, не будет ли в зал тянуть запах еды. Где расположены туалеты и нет ли там едкого запаха, который не переживут ваши гости.
9) Праздничное освещение, подсветка помещения.
Праздничное оформление создаст нужную обстановку на площадке, а освещение сотворит чудеса с ограниченным бюджетом. Ищите оригинальные способы разместить предметы освещения на площадке, чтобы улучшить праздничную атмосферу. Особенно — когда это популярная локация, там уже есть какие-то дефекты, и вы бы не хотели, чтобы гости их заметили.
Обязательно используйте качественные скатерти, посуду, приборы, салфетки, декор. Это те вещи, с которыми ваши гости будут максимально тесно соприкасаться. Более того, гости по-другому будут себя чувствовать, важными и значимыми. Если у вас пока нет денег, чтобы купить это, или каждый раз брать в прокат, узнайте, какие локации дают их в аренду включительно с помещением. Так вы и сэкономите, и создадите благоприятную атмосферу праздника.
10) Форс-мажор.
Чем крупнее событие, тем больше шансов, что что-то пойдет не так. Чтобы организовать и спланировать качественное мероприятие, нужно устроить мозговой штурм потенциальных проблем. От гостей, прибывающих рано, до многих неявок — которые могут возникнуть. Заранее продумайте, что делать в случае возможных ситуаций. Можно организовать хороший «План-Б». Это, само по себе, может превратить потенциальную катастрофу в событие, которое, по мнению участников, прошло безупречно.
Заранее распределите, кто за что отвечает и кто что контролирует. Чтобы у каждого была своя зона ответственности и никто не бегал в панике. И это должно быть не просто на словах, а написано списком, под которым каждый подпишется.
Проверьте сочетания. Например, презентация должна совпадать с музыкой, звуком и светом. Продумайте мероприятие заранее, что делать с теми, кто опоздает. Это нужно организовать. Возможно, вы будете с определенной логикой смещать людей, чтобы опоздавшие не создавали дискомфорта и никого не отвлекали. Если это ряды — гостей можно просить сместиться ближе к центру. Если столы — попросить всех занять столики ближе к сцене, а сзади подсаживать опоздавших. Обсудите, чтобы хостес помогал провожать людей к их местам, а не просто приветствовал в зале. Чтобы у вас никто просто так не бродил, а все вопросы решались четко и быстро.
